Incapacidades mèdica

Que se necesita para radicar una incapacidad mèdica?

1. Documentación Obligatoria que debe entregar el Empleado

El trabajador debe hacer llegar al empleador los siguientes documentos en un plazo máximo de 48 horas después de expedida:

• Certificado original de incapacidad: Emitido por el médico de la EPS a la que está afiliado. Debe tener el código de la enfermedad (CIE-10), los días otorgados, las fechas de inicio y fin, y la firma del médico con su registro profesional.

• Historia clínica completa: El soporte de la atención médica (urgencias, consulta externa o de la especialidad) que dio origen a la incapacidad. Las EPS la exigen para verificar la veracidad del diagnóstico.

• Transcripción de la incapacidad (Si aplica): Si el empleado fue atendido de urgencias en una IPS particular o ajena a su red, debe llevar esa incapacidad a su EPS para que se la transcriban (la validen con formato de la EPS). Las empresas no pueden tramitar incapacidades de médicos particulares que no estén transcritas.

2. Requisitos de Ley que debe cumplir la Empresa (Empleador)

Para que la EPS no rechace (glose) el trámite, el empleador debe verificar lo siguiente antes de radicarla:

• Pagos al día (Puntualidad en PILA): La empresa debe haber pagado las planillas de seguridad social de manera oportuna. Si hay pagos extemporáneos (fuera de la fecha límite), la EPS puede negar el pago de la incapacidad.

• Semanas mínimas de cotización:

  • Para enfermedad general: El empleado debe haber cotizado un mínimo de 4 semanas (un mes) continuas antes del inicio de la incapacidad.

  • Para licencia de maternidad o paternidad: Se debe haber cotizado ininterrumpidamente durante todo el periodo de gestación.

• Vínculo laboral activo: El empleado debe estar correctamente reportado en la planilla con la novedad de ingreso y con sus datos actualizados.

3. ¿Quién paga cada día? (Estructura del Cobro)

Es importante recordar que el trámite lo hace la empresa porque es quien le sigue pagando el salario al trabajador, y luego la EPS le reembolsa el dinero a la empresa:

• Días 1 y 2: Los asume en su totalidad el empleador (la empresa). La EPS no devuelve dinero por los dos primeros días.

• Del día 3 al 180: Los asume y paga la EPS. El empleador radica el cobro ante la entidad para que le reembolsen este valor.

• Si es Accidente de Trabajo o Enfermedad Laboral (ARL): La ARL paga desde el día 1 al 100% del salario base de cotización.

4. Proceso de Radicación ante la EPS

Hoy en día, prácticamente todas las EPS realizan este trámite de forma virtual a través de sus portales corporativos para empresas.

1. Ingresar al portal de aportantes de la EPS correspondiente (Sura, Sanitas, Salud Total, Nueva EPS, etc.) con el usuario de la empresa.

2. Digitar los datos del empleado, las fechas de la incapacidad y el valor del salario.

3. Adjuntar en PDF la incapacidad médica, la historia clínica y, en algunos casos, la cédula del trabajador.

4. Hacer seguimiento al estado del trámite hasta que la EPS emita la orden de pago y transfiera los fondos a la cuenta bancaria registrada de la empresa.

CBR Trámites y Seguros

Cindy Betancur Ruiz

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